名簿データの一括更新

概要

名簿フォームでは、基本的にレコード単位に追加/修正しますので、複数レコード(=複数メンバー)を一括して変更したい場合は面倒です。

このような場合、「コピー」と「エクセルからの貼り付け」の機能を使用して簡単に一括変更が可能です。

具体的には、
・既存データをクリップボードに転送 − 下記手順 1
・エクセルに張り付けて変更、クリップボードに転送 − 下記手順 2,3、4
・元の名簿にクリップボードから転送 − 下記手順 5
以下、詳細手順説明

作業手順 全て展開畳む

0.既存DB(データベース)を退避

マウスの右ボタンを押しながらドラッグし、「ここにコピー」を選択

コピーされたファイルは適当な名前を付けておきます。(そのままでも可)

1.名簿データをコピー

フォーム左右上の「コピー」ボタンをクリックで、表示されている名簿データが全てクリップボードに転記。

2.エクセルに貼り付け→Sheet1(退避用)

別のエクセルブックを開いて、Sheet1にデータを貼り付けます。(オリジナルデータ用)

3.エクセルに貼り付け→Sheet2(作業用)

Sheet2に、同じデータを貼り付け、これを作業用とします。
以降は、この「Sheet2」で作業。

4.名前データの一括更新

名前を変更します。
ここでは、1朗〜20朗の名前をオートフィル機能を使って一括作成
(「1朗」と入力後、オートフィルでコピー)

5.名前リストをコピー

名前を変更後、名簿全体を選択してコピー(クリップボードに転送)します。

6.インポート

エクセル勤務シフト(勤務シフトポータブル)の名簿フォームにある「エクセルから貼り付け」ボタンをクリック。
これによりクリップボード上のデータが、名簿フォームに転記されます。
(同一IDが無い場合は「追加」、存在する場合は「変更」として処理)

7.変更処理完了

下図のように、名簿の名前が一括変更されました。

8.元に戻す

元のデータに戻す場合は、以下の2つの方法があります
A.「2.エクセルに貼り付け→Sheet1」で貼り付けておいたデータをコピーして、
  「エクセルから貼り付け」(6の処理)をクリック。
  これで、元のデータに戻ります。
B.「shift_db.mde」を削除し、「0.既存DB(データベース)を退避」しておいた「xxx.mde」を
  「shift_db.mde」の名前に変更します。
  これで、データベース自体が復元されます。